Propósito: La Convención suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un país de la Convención y que se pretendan utilizar en otro. Los documentos emitidos en un país de la Convención que hayan sido certificados por una apostilla de la Convención deberán ser reconocidos en cualquier otro país de la Convención sin necesidad de otro tipo de autenticación. Este reconocimiento es una obligación por parte de la Republica Bolivariana de Venezuela con respecto a los otros países que forman parte de la Convención y tanto los tribunales como las autoridades estatales han sido advertidas de esta obligación. Se prohíbe a los funcionarios consulares en los países de la Convención que expidan un certificado anexo a la apostilla de la Convención. El Congreso Venezolano sancionó la ley el doce de noviembre de 1997, pero fue sólo casi seis meses después, el cinco de mayo de 1998, cuando el Presidente de la República dispuso la Adhesión al Convenio, "para que se cumplan sus cláusulas y tenga efectos internacionales en cuanto a Venezuela se refiere". No obstante esta demora, sin aparente justificación, la ley aprobatoria apareció publicada el mismo día en la Gaceta Oficial. La traducción española de la convención adoptada por la ley venezolana del cinco de mayo de 1998 presenta grandes similitudes con el texto inglés, según aparece reproducido en la "Colección de Convenciones" publicada por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado y en su correspondiente página de Internet (http://www.hcch.net) una explicaciòn pormenorizada del proceso venezolano de adhesiòn a dicha convenciòn, asi como otros detalles tecnico/juridicos los pueden encontrar aqui.

¿Qué Son Documentos Públicos? En lo que a la Convención respecta, los documentos públicos incluyen:

(a) documentos procedentes de una autoridad o de un funcionario vinculado con los juzgados o tribunales del estado, incluídos aquellos que procedan de un fiscal, un secretario del tribunal o un agente judicial;
(b) documentos administrativos;
(c) actas notariales; y
(d) certificados oficiales anexos a documentos firmados por personas en el ejercicio de su capacidad privada, tales como certificados oficiales que indiquen el registro de un documento o su existencia en una fecha determinada, así como la autenticación oficial y notarial de firmas.

Certificado de la Convención mediante la Apostilla: Si tiene un documento que quiere legalizar para poder utilizarlo en otro país miembro de la Convención, el certificado de la Convención llamado "apostilla" deberá ser añadido al documento por una autoridad competente. La apostilla es una fórmula preimpresa establecida por la Convención.

Procedimiento: Ya que las autoridades designadas por Venezuela y/o Italia para estampar la apostilla sólo pueden certificar la validez de algunos sellos, podría ser necesario, en su caso, obtener algunos sellos intermedios en su documento, dependiendo del orígen del documento antes de añadir la apostilla. No hay ninguna autoridad competente venezolana o italiana única destinada a la emisión de la apostilla de la Convención. Hay diferentes autoridades para los documentos originados en jurisdicciones estatales y locales, tribunales y entes del gobierno. Contacte con la autoridad local competente que pondrá el certificado (apostilla) en su documento. Si necesitase poner en su documento algún tipo de sello intermedio previo a la apostilla de la Convención, consulte a la autoridad estatal.

El certificado de autenticación, "apostilla" de La Haya: el artículo 7 de la Convención establece el uso de un modelo de certificado de autenticación llamado "apostilla".

La apostilla consiste en lo siguiente:

(1) nombre del país del que procede el documento;
(2) nombre de la persona que firma el documento;
(3) capacidad con la que ha actuado la persona que firma el documento;
(4) en caso de documentos sin firma, el nombre de la autoridad que ha impuesto el sello o compulsa;
(5) lugar de certificación;
(6) fecha de certificación;
(7) autoridad que emite el certificado;
(8) número de certificado;
(9) sello o compulsa de la autoridad que emite el certificado;
(10) firma de la autoridad que emite el certificado.

  
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